对印章及合同等物的合规管理

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所属分类:合同合规风险

印章是企业对外的重要“信物”,尤其是公章,如果不正确管理和使用,存在企业印章使用范围模糊、印章被刻制多枚共用、印章被私刻、伪造、盗用、冒用或者未备案对外使用等情况,会对企业产生巨大的风险。所以企业应当建立用章管理制度,以防控公章使用、审批、保管多环节的风险,做到用章合规。但再完美的制度需要人来执行,实践中经常存在人为因素引发的合规风险。随着企业数字化转型,企业可以借助工具手段提高印章管理的可靠性和安全性。例如,企业的用印员可以将企业印章装入e签宝的用印宝产品进行锁定,通过授权远程控制印章使用。在企业加盖公章的过程中,印章使用人需要通过指纹、验证码识别身份,遵循“谁用印,谁负责”的原则,防止印章被偷盖盗用。此外,用印宝通过定位+摄像头+红外电子围栏实现印章跨区域管理,实现对印章位置和使用的实时掌握。如果管理员在后台中发现所盖章的文件和用印审批的文件并不相符,则可以通过远程实时监控技术,查看异地盖章图像,可远程终止授权,锁止印章,实现实体印章的风险防控。

此外,企业在运营过程中会出现大量的合同,传统的纸质合同存在签署成本高、效率低、管理难等问题,随着我国企业数字化转型进程的加快,电子签名应运而生,并得到了快速发展,企业电子印章在各地也得到了完善和推广,企业使用电子印章签署电子合同只要符合《电子签名法》第十四条的规定就与纸质合同具有同等的法律效力。因此,企业可以通过公钥、私钥等技术手段对信息进行加密,并通过区块链将实名认证、意愿认证过程进行上链存证,实现不可篡改的效果,能够有效保障电子签名和电子合同的法律效力。不但降低了签署的成本,提高了签署的效率,也更加容易保管和储存,而且一旦电子合同涉及诉讼等纠纷,企业可以向电子签名服务商调取电签全过程数据存证证据,进而获得司法机关的认可,可以有效地应对事后的合规风险。

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